Comment garder la paperasse de votre propriété locative organisée

Que vous soyez propriétaire d'une propriété locative ou de plusieurs, il est important de garder toutes les formalités administratives associées aux propriétés organisées. Vous avez besoin d'un accès facile aux baux et à tout addenda à ceux-ci si des questions se posent au locataire, et vous devez conserver toutes les demandes de location au cas où un demandeur refusé ferait une réclamation contre vous. De plus, et peut-être plus important encore, vous ne pouvez déduire des dépenses sur votre impôt sur le revenu que si vous pouvez les prouver par le biais de vos dossiers. La paperasserie nécessaire pour les taxes est la plus difficile à organiser, car il y en a tellement.

Ce que vous devez garder

Gardez toujours une copie du bail, de tout addenda au bail et de toutes les demandes de location de locataires potentiels dans un endroit sûr. Une bonne idée est de créer un fichier pour chaque location. Conservez les fichiers dans un classeur. Vous avez également besoin d'une preuve indiquant si vous avez gagné ou perdu de l'argent sur le bien locatif chaque année et combien. Vous faites cela en énumérant vos revenus de location et en soustrayant les dépenses. Les chèques annulés, les relevés bancaires qui montrent le dépôt direct ou les reçus que vous écrivez si vous acceptez l'argent comptant prouvent tous les revenus de location. Vos reçus de tout ce que vous dépensez sur la maison pour les réparations, l'assurance, les taxes et tout autre chose, comme le service de termites et de détritus, servent de preuve de vos dépenses. Vous devez tenir des registres de revenus et de dépenses distincts pour chaque immeuble locatif que vous possédez.

Piste de papier

Il n'y a rien de mal à tenir des registres à l'ancienne en notant vos revenus et dépenses dans un cahier ou un registre et en conservant les documents de revenus et les reçus de dépenses dans une boîte de rangement ou dans un compartiment de votre cahier. Cette méthode est acceptable pour l'Internal Revenue Service, selon le site Web de conseils juridiques Nolo. C'est une bonne idée de noter sur le reçu à quoi cela sert si ces informations ne figurent pas déjà sur le reçu. La méthode papier peut être le moyen le plus simple de tenir des registres, surtout si c'est comme ça que vous avez toujours fait les choses. Inscrivez simplement une colonne de revenus et une colonne de dépenses pour chaque mois pour voir comment vous vous en sortez à la fin de l'année. Divisez les dépenses que vous pourriez payer une fois par an, comme l'impôt foncier, par 12 pour obtenir un véritable compte mensuel.

Méthodes électroniques

De nombreux logiciels sont disponibles pour vous aider à conserver vos documents. Un logiciel de tableur, tel que Microsoft Excel, Lotus 1-2-3 et Ability Office, peut suivre vos revenus et dépenses. Vous devez créer une feuille de calcul distincte pour chaque propriété locative. Mais vous devrez toujours conserver des copies papier de vos revenus et dépenses au cas où l'IRS vous auditerait. Les autres options pour conserver les reçus sont d'utiliser un service de stockage Internet sur lequel vous pouvez télécharger vos reçus, comme Shoeboxed, ou d'utiliser une version à la maison, telle que NeatReceipts, pour conserver les reçus numériques chez vous. Une fois par mois, examinez vos reçus de revenus et de dépenses et entrez les données sur la feuille de calcul.

Logiciel de gestion immobilière

Les propriétaires peuvent également utiliser un logiciel de gestion immobilière pour organiser la paperasse des biens locatifs. Quicken, par exemple, dispose d'un logiciel qui organise toutes les formalités administratives pour vous. Il vous aide également à trouver toutes vos déductions fiscales, vous donne un endroit pour enregistrer les frais de retard ou les paiements partiels et vous permet de comparer les statuts de vos biens locatifs. Le logiciel de gestion immobilière possède généralement de nombreuses fonctionnalités avancées dont les propriétaires possédant une ou deux propriétés peuvent ne pas avoir besoin. Les propriétaires de plus de 10 propriétés les trouvent souvent utiles, selon Nolo.

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